Zgodnie z treścią art. 23 ust. 1 Pzp zamawiający publiczni, o których mowa w art. 4 pkt 1 i 2 Pzp, oraz ich związki, nie później niż w terminie 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ, mają obowiązek sporządzić plan postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewidują przeprowadzić w danym roku finansowym. Plan zamieszcza się w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie internetowej zamawiającego.
Ustawodawca zobowiązuje zamawiającego do zapewnienia aktualności planu postępowań, poprzez dyspozycję „zamawiający zapewnia”, zawartą w treści art. 23 ust. 4 Pzp. Aktualizację planu zamieszcza się w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie internetowej zamawiającego.
Przepis ustępu 3 tego artykułu określa zakres informacji, jakie mają być zawarte w planie. Są to: przedmiot zamówienia, rodzaj zamówienia według podziału na zamówienia na roboty budowlane, dostawy lub usługi, przewidywany tryb albo procedura udzielenia zamówienia, orientacyjna wartość zamówienia, przewidywany termin wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia. Skoro zamawiający jest zobowiązany do aktualizacji planu, a plan obligatoryjnie zawiera elementy określone art. 23 ust. 3 Pzp, można by uznać, że każda modyfikacja informacji, znajdujących się w planie, obliguje zamawiającego do jego aktualizacji.
Jednakże przepis, o aktualizacji planu należy odczytywać w zgodzie z celowościową interpretacją tego przepisu. Urząd Zamówień Publicznych, w interpretacji przepisów, dotyczących planu postępowań podkreśla, że: „obowiązek przygotowania przez zamawiających planów postępowań jest elementem procesu, którego celem jest usystematyzowanie prowadzonych przez zamawiającego postępowań, a także zachowanie spójności podejmowanych w tym celu działań. Stanowi jedną z czynności przygotowawczych do udzielenia zamówienia publicznego, która niewątpliwie wpłynie na zwiększenie transparentności i przejrzystości postępowań o udzielenie zamówień publicznych. Plan postępowań stanowi również jasną informację dla wykonawców zainteresowanych działalnością na rynku zamówień publicznych. Wprowadzenie obowiązku publikacji planów postępowań o udzielenie zamówienia publicznego umożliwi wykonawcom przygotowanie się do postępowań z wyprzedzeniem, rozplanowanie i alokację posiadanych zasobów w czasie. W konsekwencji może on pozwolić na takie planowanie działań w ramach prowadzonej działalności, by zwiększyć aktywność określonych wykonawców w sferze zamówień publicznych, co wprost może przełożyć się na wzrost konkurencyjności postępowań przetargowych”.
By zatem plan postępowań spełniał funkcję dla której został wniesiony do ustawy, aktualizacja tego planu musi dotyczyć tych elementów planu, które są istotne dla odbiorców, czyli wykonawców. Z tego punktu widzenia ważnymi informacjami dla wykonawców będzie przedmiot i rodzaj zamówienia, orientacyjna wartość zamówienia, z której wykonawcy wywiodą, czy postępowanie będzie prowadzone zgodnie z przepisami, właściwymi dla zamówienia poniżej, czy powyżej progów unijnych oraz planowany termin wszczęcia postępowania. Dodanie jakiegoś postępowania, albo rezygnacja z postępowania wymaga aktualizacji planu, zmiana kwartału, w którym zamawiający planuje wszcząć postępowanie – także wymaga aktualizacji planu. Jednakże drobna korekta wartości zamówienia, o ile nie zmienia ona procedury (z krajowej na unijną, lub odwrotnie), w mojej ocenie, takiej aktualizacji nie wymaga, z uwagi na konieczność podania w planie jedynie orientacyjnej wartości zamówienia, a nie o szacunkowej wartości zamówienia, w rozumieniu art. 28 Pzp.
Zgodnie z koncepcją nowego Pzp obowiązek zapewnienia aktualności planu miał następować poprzez aktualizację planu z częstotliwością kwartalną. Takiej częstotliwości na chwilę obecną nie ustanawiają jednak ani przepisy Pzp ani też rozporządzenia. Tak więc, dobór właściwych terminów na aktualizację planów pozostawiony został zamawiającym.
Autor: apl. radcowski Klaudia Mańka