Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r.- Prawo zamówień publicznych (t. jedn. Dz. U. z 2019 r. poz. 1843 ze zm.) nie zawiera szczegółowych regulacji dotyczących pełnomocnictwa składanego w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. W konsekwencji, na podstawie art. 14 ust. 1 ustawy Pzp w tej materii należy stosować przepisy Kodeksu cywilnego.
Wskazać należy, iż tylko prawidłowo umocowany pełnomocnik może skutecznie i w sposób wiążący złożyć ofertę w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Jeżeli bowiem brak jest pełnomocnictwa do działania w imieniu Wykonawcy- oferta nie może zostać skutecznie złożona. Co więcej, umocowanie do złożenia i podpisania oferty musi niezaprzeczalnie wynikać z treści składanej oferty- Zamawiający nie może domniemywać, że osoba, która podpisuje w imieniu Wykonawcy ofertę jest faktycznie do tego umocowana. Wyjątkiem są sytuacje, kiedy wynika to dokumentów rejestrowych- z wpisu do CEIDG bądź KRS.
Jak zatem ma postąpić Zamawiający w przypadku, kiedy oferta została złożona elektronicznie, ale Wykonawca zeskanował oryginał pełnomocnictwa, a następnie sam podpisał je kwalifikowanym podpisem elektronicznym? W przywołanym stanie faktycznym, zgodnie z postanowieniami SIWZ- pełnomocnictwo do podpisania oferty powinno być dołączone do oferty w formie oryginału lub opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, o ile umocowanie do dokonania przedmiotowej czynności nie wynikało z dokumentów rejestrowych. Pełnomocnictwo należało złożyć w formie oryginału lub kopii notarialnie potwierdzonej przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jak wynikało jednak z załączonego do oferty pełnomocnictwa, zostało ono podpisane odręcznie przez mocodawcę, a następnie skan pełnomocnictwa został podpisany elektronicznie przez osobę, której pełnomocnictwa udzielono.
Biorąc pod uwagę powyższe, elementarne znaczenie ma art. 99 § 1 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie. Ustalenie zatem formy pełnomocnictwa do złożenia oferty wymaga powiązania z formą wymaganą do złożenia oferty w konkretnym postępowaniu o zamówienie publiczne. Skoro więc, Wykonawca złożył ofertę w postaci elektronicznej, to pełnomocnictwo do podpisania oferty winno być złożone w formie oryginału wymaganego dla tej właśnie formy złożenia dokumentów, tj. w formie oryginału w postaci elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez mocodawcę, a nie jakimkolwiek kwalifikowanym podpisem elektronicznym (np. właśnie osoby, której pełnomocnictwa udzielono) bądź winno zostać złożone w postaci kopii notarialnie potwierdzonej również przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego (szerzej na temat kopii notarialnie poświadczonej wypowiedziała się KIO w wyroku z dnia 25 marca 2019 r., sygn. akt KIO 412/19 oraz w wyroku z dnia 22 maja 2019 r., sygn. akt KIO 821/19, 846/19).
Należy dodać, że zgodnie z orzecznictwem KIO dopuszczalne zasadniczo było by również złożenie w ofercie pełnomocnictwa w ten sposób, że miałoby ono postać skanu dokumentu podpisanego przez mocodawcę, a następnie skan zostałby podpisany kwalifikowanym podpisem przez tego mocodawcę co na wersji papierowej/ zeskanowanej. Izba, w przypadku postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego o wartości przekraczającej progi unijne uznała pełnomocnictwo udzielone w formie pisemnej – to z którego następnie zrobiono skan – za nieważne. Natomiast za prawidłowo udzielone Izba uznała pełnomocnictwo – czy też skan pełnomocnictwa – opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zdaniem Izby, okoliczność, że podpisy zostały złożone pod dokumentem, który stanowił skan nieważnego pełnomocnictwa pisemnego nie miała w powołanym stanie faktycznym znaczenia. Przez złożenie wymaganych podpisów elektronicznych doszło bowiem do wytworzenia kolejnych oryginałów, tym razem oryginalnych dokumentów w formie elektronicznej, spełniającej wymogi wynikające z art. 781 Kodeksu cywilnego w zw. z art. 14 ust. 1 ustawy Pzp (zob. wyrok KIO z dnia 10 kwietnia 2019 r., sygn. akt KIO 498/19).
Autor: apl. radcowski Klaudia Mańka