Czy Zamawiający w postępowaniu, w którym jedna z ofert została złożona dwa dni przed terminem otwarcia ofert, lecz w nieopisanym opakowaniu kurierskim, powinien dokonać jej oceny?
Powyższe pytanie zrodziło się na podstawie następującego stanu faktycznego. Jeden z Wykonawców, na dwa dni przez terminem do składania ofert dostarczył ofertę do siedziby Zamawiającego za pośrednictwem firmy kurierskiej. Oferta ta nie została jednak przekazana do komisji przetargowej, bowiem opakowanie kurierskie, w którym została umieszczona, nie zawierało żadnych oznaczeń, jakie były wymagane przez SIWZ. Tak więc, oferta ta została potraktowana przez pracowników Zamawiającego jako zwykła korespondencja. Już po opublikowaniu przez Zamawiającego protokołu z otwarcia ofert, Wykonawca zwrócił się z wnioskiem o wyjaśnienie przedmiotowej sytuacji. W swoich kolejnych pismach Wykonawca wskazywał, że owszem, opakowanie kurierskie nie było oznaczone zgodnie z wymaganiami SIWZ, natomiast wewnątrz znajdowała się prawidłowo oznakowana koperta, która zawierała dane kontaktowe Wykonawcy, nazwę i adres Zamawiającego oraz nazwę postępowania. Zatem, jeśli pracownicy Zamawiającego nadaliby paczce prawidłowy bieg, tj. zgodnie z zasadami obiegu korespondencji obowiązującymi w urzędzie, to wówczas opakowanie zostałoby otwarte, a wewnętrzna koperta zostałaby przekazana do komisji przetargowej. Wykonawca podnosił również, że właśnie z tego powodu oferta ta została złożona na dwa dni przed dniem otwarcia ofert, a zatem wyłączną odpowiedzialność, ze względu na niedochowanie należytej staranności, ponoszą pracownicy Zamawiającego, którzy nie otworzyli paczki, co jest przesłanką do unieważnienia przedmiotowego postępowania.
Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny, wydaje się, że Zamawiający w treści SIWZ wskazał zasadniczo, w jaki sposób oferta powinna zostać przygotowana. I tak, ofertę należało umieścić w kopercie/ opakowaniu i zabezpieczyć w sposób uniemożliwiający zapoznanie się z jej zawartością bez naruszenia zabezpieczeń przed upływem terminu otwarcia ofert. Po pierwsze, na kopercie nadesłanej przez Wykonawcę nie było żadnej adnotacji dotyczącej daty otwarcia oraz żadnego określenia w jakim celu i z jakiego powodu koperta została wysłana do urzędu. Brak było również zatytułowania koperty, tj. brak było słowa OFERTA oraz wskazania nazwy postępowania czy też zwrotu „nie otwierać przed dniem…”. Biorąc pod uwagę powyższe, na skutek błędu Wykonawcy, oferta ta nie zaistniała skutecznie w postępowaniu, a zatem Zamawiający w ogóle nie powinien dokonywać jej oceny (tak również: wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 3 kwietnia 2019 r., sygn. akt KIO 503/19, LEX nr 2682249). Ponadto, skoro zatem żadne z powyższych wymogów w zakresie odpowiedniego przygotowania koperty/opakowania, wskazanego w SIWZ nie zostało spełnione, to należy wskazać, że przed otwarciem ofert, korespondencja ta nie mogła zostać uznana jako korespondencja związana z przedmiotowym postępowaniem, bowiem nie posiadała żadnych znamion odróżniających, które mogłyby na to wskazywać.
Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności zarówno za źle oznakowaną kopertę przez Wykonawcę, a tym samym, per analogiam, nie ponosi również odpowiedzialności za źle oznaczone opakowanie kurierskie. Dodatkowo wskazać należy, że Zamawiający w treści SIWZ pośrednio przewidział sytuację, że Wykonawca może doręczyć ofertę zarówno przesyłką pocztową, jak i kurierską. Zatem z powyższego należy wnioskować, że wymagania Zamawiającego dotyczące prawidłowego oznaczenia koperty odnoszą się również do opakowania kurierskiego i nie ma znaczenia, że wewnątrz niego znajdowała się koperta z dokładną nazwą postępowania przetargowego. Dla prawidłowości postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ma znaczenie prawidłowe oznakowanie koperty, która wpływa bezpośrednio do rąk osoby uprawnionej do odbioru korespondencji, aby mógł jej zostać ujawniony fakt złożenia oferty przez Wykonawcę. W ten sposób właśnie należało interpretować zapisy SIWZ, a zatem w takiej sytuacji Wykonawca również na „zewnętrznej” kopercie/opakowaniu powinien zamieścić informację, iż jest to oferta przetargowa.
Co więcej, od Wykonawców oczekuje się, że są profesjonalistami, w tym także, że znają procedury postępowania i potrafią odpowiednio interpretować postanowienia SIWZ. Jeżeli w treści SIWZ zawarta została instrukcja, jak ma być oznaczone opakowanie zawierające ofertę, to Wykonawca ponosi konsekwencje niezastosowania się do niej. W kwestii oczekiwania wyższego poziomu profesjonalizmu przy wykonywaniu obowiązków od osób prowadzących działalność gospodarczą wielokrotnie wypowiadały się sądy powszechne np. wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi z dnia 6 października 2016 r. (sygn. akt I ACa 246/16, LEX nr 2162996). Wysoki stopień staranności wynika bezpośrednio z faktu, że oczekiwania osoby zawierającej z nim umowę zazwyczaj są wyższe niż w stosunku do osoby, która nie prowadzi danej działalności zawodowo. Ustawodawca zakłada więc, że osoba ta nie tylko ma większą wiedzę i doświadczenie niż osoba nieprowadząca takiej działalności, ale jest od niej rzetelniejsza i ma większą zdolność przewidywania.
Autor: apl. radcowski Klaudia Mańka