Jakich dokumentów może żądać zamawiający przed zawarciem umowy?

5 czerwca 2017   /    Wpisy   /    brak komentarzy

Zamawiający ma obowiązek zawrzeć w specyfikacji istotnych warunków zamówienia wykaz formalności, które powinny zostać dopełnione przez wykonawcę po dokonaniu wyboru oferty najkorzystniejszej, a przed zawarciem umowy. Jakich dokumentów zamawiający może wymagać od wykonawcy na tym etapie postępowania, by nie narazić się na zarzut naruszenia ustawy p.z.p?

Zgodnie z art. 36 ust. 1 pkt 14 p.z.p. specyfikacja istotnych warunków zamówienia zawiera m. in. informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Niejednokrotnie zdarza się jednak, że zamawiający – powołując się na ten przepis – wymaga od wybranego wykonawcy złożenia dodatkowych, pominiętych na wcześniejszym etapie dokumentów, które odnoszą się do przedmiotu oferty wykonawcy, jak np. kosztorysów ofertowych. Z jednej strony dokonując formalnego wyboru oferty najkorzystniejszej zamawiający uznaje więc, że oferta zwycięskiego wykonawcy jest zgodna z treścią specyfikacji istotnych warunków zamówienia i spełnia jego wymagania (gdyby tak nie było, nie mógłby dokonać wyboru tej oferty), z drugiej zaś, wskazując na potrzebę dopełnienia formalności, wzywa wykonawcę do złożenia dokumentów, które trudno za te formalności uznać.

Problemu nie ma w sytuacji, gdy wykonawca, któremu z reguły zależy na jak najszybszym zawarciu umowy (w szczególności w przypadku zamówień na roboty budowlane, w których zamawiający wskazuje „sztywny” termin zakończenia inwestycji), decyduje się na złożenie żądanych jako formalności dokumentów dotyczących treści jego oferty, a te spotykają się z akceptacją zamawiającego. Co jednak w przypadku, gdy zamawiający ma zastrzeżenia np. do przedstawionego przez wykonawcę na tym etapie kosztorysu ofertowego?

Zgodnie ze stanowiskiem Krajowej Izby Odwoławcze ocena przez zamawiającego poprawności przygotowanych przez wykonawców kosztorysów należy do czynności dokonywanych na etapie badania ofert i nie powinna być przenoszona na etap przed zawarciem umowy. Na tym etapie mogą być załatwione jedynie „formalności”, za które KIO uznaje np. przedstawienie umowy konsorcjalnej, oryginałów dokumentów, pełnomocnictw do zawarcia umowy itp. (zob. wyrok z dnia 29 stycznia 2013 r., sygn. KIO 113/13; KIO 117/17 oraz wyrok z dnia 7 marca 2012 r., sygn. KIO 384/12). Zamawiający, który decyduje się na żądanie od wykonawcy na tym etapie dokumentów, które formalnościami nie są, powinien liczyć się z możliwością, że w przypadku powzięcia wątpliwości lub zastrzeżeń co do ich treści nie będzie uprawniony do odmowy zawarcia umowy o zamówienie publiczne. Z drugiej zaś strony wykonawca, który w odpowiedzi na żądanie zamawiającego złożył dokumenty, których treść na etapie badania i oceny ofert mogłaby świadczyć o tym, że jego oferta podlega odrzuceniu jako niezgodna z specyfikacją istotnych warunków zamówienia, w dalszym ciągu będzie zobowiązany spełnić swoje świadczenie na rzecz zamawiającego zgodnie z wymaganiami, które zostały przez niego zaakceptowane w momencie złożenia oferty.

Żądając dodatkowych dokumentów po wyborze oferty najkorzystniejszej zamawiający powinien zatem mieć świadomość, że muszą się one mieścić w kategorii formalności. W przeciwnym wypadku ten, mogłoby się wydawać, błahy etap postępowania może zaowocować sporem z wykonawcą w najmniej pożądanym momencie – tuż przed powierzeniem realizacji zamówienia, kiedy pozostali wykonawcy, z uwagi na upływ terminu, przestaną już być związani swoimi ofertami.

Rafał Pilarski
aplikant radcowski